Le guide d’Avaaz de préparation d’une réunion d’organisation

Fantastique! Vous vous êtes décidé-e à aider à sauver le monde, vous vous êtes porté-e bénévole et avez été désigné-e en tant que coordinateur(trice). Maintenant, vous êtes prêt-e à entraîner d’autres membres d’Avaaz et d’autres personnes de votre communauté dans cette mobilisation historique pour le climat! Au final, c’est votre capacité de prise de décision, votre vision, ainsi que votre capacité à motiver les autres qui détermineront ce qui se passera dans votre région. Vous êtes bien sûr libre de d’organiser la journée d’action qui vous semblera la plus appropriée. Voici quand même quelques pistes élaborées par l’équipe d’Avaaz pour vous aider à voir les choses en grand. Ensemble, nous allons consolider le pouvoir des citoyens partout dans le monde pour relever ce défi de notre époque!

Étape 1: Préparation

a) Trouvez votre inspiration. La façon dont vous mènerez ce projet dépendra de votre état d'esprit. Ecoutez-vous. Soyez à l'écoute de ce qui vous motive vraiment. Cela vous guidera tout au long de cette expérience et fera de vous une personne efficace, ainsi qu'une source d'inspiration pour les autres. Nous avons tous des façons différentes de trouver notre propre motivation - lors d'une promenade, en écoutant de la musique, en réfléchissant sous la douche, pendant une discussion avec d’autres personnes, en découvrant une cause qui nous interpelle, ou en lisant ou en regardant quelque chose de vraiment passionnant. Essayez de faire cela au moins une fois pendant quelques minutes. L’inspiration que vous ressentirez vous guidera alors à chaque étape du processus.

b) Élaborez un plan d'action sommaire. En tant que coordinateur, vous devrez à la fois écouter et prendre des décisions. Pour savoir si vos idées sont les meilleures, et pour animer une discussion véritablement féconde, soyez ouvert et prêt à changer d'avis si quelqu’un a une meilleure idée. Les bons organisateurs ne convoquent pas de réunions sans avoir quelque chose à proposer: vous risquez vraiment de faire perdre du temps aux participants et de terminer sans aucun résultat. Commencez par discuter du projet que notre communauté propose, et songez à la façon de le mettre en œuvre ou de l'adapter localement. Voici quelques éléments du projet à conserver en mémoire:

Quand? La plupart des manifestations et des évènements auront lieu le dimanche 21 septembre. Mais votre journée d'action peut avoir lieu un ou deux jours avant s’il y a une bonne raison pour ça.
Où? Nous vous proposons de remettre notre pétition à votre mairie ou à votre collectivité locale. Mais si cela ne fonctionne pas, vous pourriez penser à un lieu symbolique où les participants peuvent se rassembler pour une manifestation ou un évènement. Il s’agit d’une question importante qui pourrait faire l'objet d'un débat avec le groupe.
Quoi? Le point culminant de notre journée d'action consistera à remettre notre pétition et à prendre une photo que nous publierons en ligne et enverrons au sommet à New York. Mais qu'est-ce que les gens pourraient faire de plus pour mettre en relief votre journée d'action? Par exemple, demandez aux participants d’écrire "100 % propre" en lettres géantes avec leurs corps, ou de préparer une grande bannière avec laquelle vous pourriez manifester. La contribution du groupe comptera pour beaucoup, mais assurez-vous d’avoir également quelques idées.
Qui et quoi d’autre? Inviterez-vous les médias locaux? Ferez-vous équipe avec des ONG locales, des syndicats, des groupes scolaires? Demanderez-vous à votre maire ou à d’autres responsables politiques de venir? Que pourriez-vous faire d’autre pour rendre ce jour inoubliable?

c) Vérifiez la réglementation locale. Téléphonez à votre conseil municipal, à la préfecture ou à la police pour vous renseigner sur les autorisations de manifestation. Ne vous inquiétez pas, ils seront sympathiques et serviables, mais chaque région du monde a des règles différentes. Généralement, un rassemblement d'une dizaine de personnes ne nécessite aucune autorisation, mais ce n’est pas le cas pour un évènement regroupant des centaines de participants. Soyez honnête et expliquez-leur votre plan. Demandez-leur des conseils: cela vous aidera dans la préparation de votre journée d'action (ils s'inquiètent probablement du changement climatique eux aussi: demandez-leur de mettre la main à la pâte!). Si vous avez besoin d’un permis ou d’une autorisation, il est préférable de vous en charger le plus tôt possible. Si jamais l’obtention d’un permis s’avère trop compliquée, sachez qu’il est facile d'organiser des évènements dans des parcs, de louer un bar ou encore de l'organiser à domicile. Vous vous concentrerez alors sur la photo que vous prendrez, les appels que vous passerez et les messages que vous enverrez lors de l’évènement.

Étape 2: Invitez les bénévoles à la réunion de préparation

Il faudrait commencer à faire avancer les choses pendant que vous commencez à concrétiser votre plan – impliquez donc d'autres bénévoles! Dans les 24 à 48 heures, vous recevrez un message d’Avaaz pour annoncer la mise en place d'une liste de diffusion locale rassemblant les personnes de votre région qui se sont portées bénévoles. Ce message vous présentera également en tant que coordinateur local et indiquera sur combien de bénévoles et de personnes vous pouvez compter. Dans les petites localités, il se peut qu'il n'y ait que quelques bénévoles. Dans les grandes villes, il pourrait y en avoir des centaines!

Rédigez à l'avance un e-mail en réponse à ce message afin qu’idéalement, votre e-mail soit le premier que votre liste locale reçoive. Il est important que les choses commencent bien et que les gens se sentent bienvenus et disposés à vous aider. Vous pourrez spécifier un horaire et un lieu de rencontre pour la réunion de préparation. Envoyez votre message quelques jours en avance. Dans l'idéal, votre réunion aura lieu en semaine après, avant que les gens ne sortent ou ne se retrouvent en famille. Les mardis ou mercredis à environ 18h00/18h30 semblent être les meilleurs créneaux. Des lieux tels qu'un parc lors d’une agréable soirée, le domicile ou le bureau de quelqu’un à condition d'être central et accessible, ou un café calme et tranquille peuvent convenir à merveille pour se réunir.

Voici un exemple d’e-mail:

Chers bénévoles de la Marche d’Avaaz pour le climat de Reims!

Je m’appelle Patricia, et j’ai reçu un e-mail d’Avaaz il y a deux jours me proposant de coordonner notre journée d'action. J'ai hâte de tous vous rencontrer et de commencer à travailler ensemble. Je suis enseignante et je suis vraiment passionnée par ce projet.

On m’a demandé d’organiser une réunion de préparation de notre évènement à Reims. Nous sommes 12 à nous être portés volontaires (jusque-là, 90 personnes se sont inscrits à l’évènement), cet e-mail ne sera donc envoyé qu’à ces 12 personnes. Nous nous retrouverons d’ici une semaine pour organiser notre journée d'action afin qu’Avaaz puisse en informer les gens qui se trouvent dans notre région. Que pensez-vous de mercredi à 18h30, chez moi/au Café de la Place/au parc du coin? C’est à deux pas de la place principale. Ils ont du *bon* café et du chocolat chaud :)

Voilà le programme qu'Avaaz nous propose:
a) nous présenter et parler de ce que représente cette marche pour nous
b) de passer en revue quelques principes du travail en commun, tels que l’amabilité, la confiance et le fait d’être concentrés sur notre objectif
c) de prévoir l'endroit où se tiendra notre journée d'action pour le climat, et déterminer si nous voulons faire quelque chose en plus du projet de base d’Avaaz – remettre la pétition et prendre une photo

Qu'en dites-vous? Merci de me confirmer votre participation. Si vous ne pouvez pas venir, dites-moi si vous souhaitez rester impliqué. Attention! Si vous répondez à ce message, votre réponse sera envoyée à tout le monde. Si vous voulez m’écrire un e-mail personnel, voici mon adresse: patricia@gmail.com.

Au plaisir de vous faire votre connaissance,
Patricia

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Faites en sorte d’éviter l’impératif (faites ci, faites ça, etc.) et essayez d’utiliser "nous" plutôt que "je". Par exemple, évitez "Je veux qu’on se rencontre" mais préférez "Que pensez-vous de nous rencontrer... ". Votre tâche consiste à ce que les bénévoles se sentent accueillis et intégrés, tout en leur donnant des instructions claires pour que le travail soit bien fait.

Étape 3: Gérez la liste de diffusion et contactez individuellement chacun des bénévoles

Certaines des réponses à votre e-mail seront envoyées à toute la liste, mais vous recevrez aussi des réponses personnelles. Essayez d’être actifs dans les conversations par e-mail afin de stimuler l’élan, l’enthousiasme et l'implication de votre groupe.

Cela peut s’avérer compliqué et le groupe peut avoir besoin de votre capacité de prise de décision. Par exemple, vous pouvez vous retrouver dans le cas de figure suivant: quelqu’un demande à changer la date et le lieu de la réunion, car ce que vous avez proposé ne lui convient pas. Voilà une opportunité de trouver un équilibre entre votre "yin" (votre capacité d'écoute, d'encouragement et de soutien pour que les gens se sentent intégrés) et votre "yang" (votre vision, votre sentiment d'urgence et tout ce qui vous pousse à ce que les choses soient faites pour la cause que vous défendez). Essayez d’écouter les participants si la date et le lieu ne leur conviennent pas, mais assurez-vous que l’énergie du groupe ne soit pas gâchée dans un effort de planification qui décevra forcément quelqu’un. La meilleure chose à faire est d'évaluer combien de personnes peuvent et ne peuvent pas venir à une date donnée, puis de prendre une décision. Une fois votre décision prise, vous pouvez proposer des arrangements pour qu'elle satisfasse le plus grand nombre, en suggérant par exemple une date supplémentaire, ou en annonçant que les résultats de la réunion seront mis en ligne sur la liste de diffusion afin que tout le monde puissent y apporter ses commentaires. Souvenez-vous, votre but est d’organiser un évènement, et vous devez faire vite. Il faut que les gens se sentent bien et intégrés, mais il ne faut pas se laisser trop ralentir. Cet équilibre est difficile à trouver, et vous devrez le chercher bien souvent au cours de ce processus.

Certains bénévoles pourraient aussi vous écrire personnellement. C’est une excellente occasion de les encourager et de leur exprimer votre gratitude. Essayez d’identifier les personnes qui seront les plus à même de contribuer un maximum à l’effort collectif. Généralement, un petit nombre de personnes (parfois uniquement 1 ou 2) seront les membres de l’équipe les plus précieux. Plus vite vous identifierez ces personnes et vous discuterez avec elles, et mieux ce sera. Le plus souvent, c’est l’amitié qui se développe entre les plus motivés qui rend le projet inoubliable!

Étape 4 – La réunion de préparation!

Vous avez déterminé un lieu de rendez-vous, un horaire, et vous avez une ébauche de plan. Il est temps que votre réunion ait lieu! Voici quelques conseils pour profiter au maximum de ce moment spécial:

a) Envoyez un rappel aux participants. Envoyez au moins un message de rappel la veille au soir, ou le jour même de la réunion. Beaucoup de personnes hésiteront encore à venir et ce message les aidera sans doute à se décider.

b) Attendez-vous à une participation de l'ordre de 50%. Si 5 personnes annoncent leur venue, vous pouvez vous attendre à accueillir 2 ou 3 personnes. Ne soyez pas découragé-e, c'est tout à fait normal. Si la participation à votre réunion atteint les 50%, vous aurez fait du bon travail!

c) Donnez une bonne impression. Les gens portent des jugements sur les autres rapidement. Veillez donc à ce que la réunion commence sur de bonnes bases. Souhaitez la bienvenue aux participants, proposez-leur de faire connaissance et assurez-vous que personne ne reste en dehors de la conversation.

d) Attendez 20 minutes. Les gens arrivent généralement en retard à ce genre de réunion. Prévoyez donc de commencer 20 minutes après l'heure annoncée. Si vous vous retrouvez dans un café, donnez le temps aux volontaires de commander avant de commencer.

e) 5-10 minutes – Commencez avec un "moment de gratitude". C'est une excellente manière de commencer une réunion. En tant qu'êtres humains, nous avons un pouvoir extraordinaire: celui de nouer des liens avec les autres, de mettre nos forces en commun. L'espoir et la gratitude permettent à cette alchimie d'avoir lieu, mais la peur l'en empêche. Exprimer sa gratitude est un antidote puissant contre cette peur. Cela nous permet d’ouvrir les yeux sur ce qui compte vraiment. Nous vous conseillons d'expliquer cela au groupe, puis d'inviter chacun à penser en silence à quelque chose ou quelqu'un pour lequel il ou elle ressent de la gratitude. Après cela, faites le tour du groupe et demandez aux participants de se présenter et d'expliquer ce pour quoi ils se sentent reconnaissants. Plus le groupe est petit et plus les gens pourront s'exprimer. Certaines personnes parleront de leur famille, d'autres de ce qu'ils peuvent faire pour aider les autres, et vous serez surpris du changement dans l'atmosphère du groupe après cet exercice. Tout le monde aura compris que nous avons quelque chose en commun. Des liens auront commencé à s'établir entre ces personnes qui ne se connaissaient pas, et vous pourrez mettre à profit cette nouvelle énergie pour votre projet! En tant que coordinateur ou coordinatrice, votre plus grand défi consiste à maintenir cette atmosphère d'espoir et d'écoute. C’est à ce prix que vous parviendrez à ce que tous les participants vivent une expérience unique.

f) 5 minutes – Expliquer et s’accorder sur les principes communs de travail. Pour travailler ensemble efficacement, les gens ont besoin de s'accorder sur une méthode de travail – en gros, sur la 'culture' qu'ils veulent partager. Parfois, des principes très simples s’avèrent très utiles pour permettre d'arriver rapidement à des résultats. Nous vous suggérons trois principes, que nous avons construits après beaucoup de temps, d’essais et d’erreurs à Avaaz:

Gentillesse et Respect. Pas besoin d’explications. Nous savons tous que c'est comme ça que les autres doivent être traités, mais cela fait une grosse différence de se mettre d'accord là-dessus avant que les choses ne commencent.
Restons concentrés. Restons concentrés sur notre objectif commun. Souvent, les groupes se perdent dans des problèmes subsidiaires ou des émotions qui ne correspondent pas au but ou à la mission du groupe, mais à ceux d'un individu en particulier. On ne parle pas de vous, ni de moi, mais de ce que nous essayons d'accomplir ensemble.
Choisissez de faire confiance. La confiance, c'est un choix. Si nous nous méfions de quelqu'un et que nous lui demandons de nous faire confiance, il y a de fortes chances pour qu'il ou elle refuse, parce que la méfiance n'est pas une bonne base pour nouer des liens avec quelqu'un. Nous pouvons toujours retirer notre confiance à quelqu'un s'il ne s'en montre pas digne, mais pour vous, la meilleure manière de commencer sera certainement de faire confiance à tout le monde dans le groupe. Cela fait ressortir le meilleur de nous-même.

Expliquez les principes, et demandez l’avis du groupe. Généralement, les gens sont emballés. S'il y a des questions, et qu'elles provoquent une discussion, veillez à ce qu'elle ne dure pas trop longtemps. Si les participants ne se mettent pas d'accord rapidement, essayez de faire en sorte que le groupe s'accorde sur le fait que ces principes sont au minimum utiles, et passez au point suivant de votre agenda.

g) 5 minutes – Expliquez votre plan. Avaaz vous a envoyé un plan sommaire. Expliquez-en le contexte – le sommet de l'ONU, notre objectif d'énergies 100% propres, la remise de la pétition et les photos qui seront projetées lors du Sommet à New York. Montrez-vous le plus convaincant possible. C'est aussi le moment de suggérer des idées pour adapter ce plan à votre contexte local.

h) 15-20 minutes – Discussion à propos du plan. Demandez aux gens de faire part au groupe des idées qu'ils ont pour améliorer cette journée d'action. Dirigez la discussion afin que les bénévoles ne critiquent pas les propositions des autres, car cela peut s'avérer long et infructueux. Encouragez tout le monde à suggérer plutôt qu'à critiquer. Écoutez avec attention celui ou celle qui parle et soyez à l'affût des bonnes idées que vous pourrez incorporer au plan. Au fur et à mesure de la discussion, essayez de construire un consensus sur les points importants: le lien, l'heure et la date et les grandes lignes de votre journée d'action. Voilà d'autres conseils pour gérer la discussion:

Encouragez les participants à parler et portez une attention spéciale aux personnes qui auraient besoin d'être encouragées pour s’exprimer. Si quelqu'un accapare la parole et ne permet pas aux autres de participer, votre rôle consiste à le l'interrompre cordialement en disant: "ce que vous dites est très intéressant et j'aimerais donner aux autres une chance de commenter…".
Demandez à quelqu'un de prendre des notes afin de ne perdre aucune des idées du groupe.
Demandez à quelqu'un de garder un oeil sur l'horloge – si votre groupe est important, c'est un bon moyen de ne pas perdre le fil de la discussion.

i) 5 minutes – Faites circuler une feuille d'activités. Avant la réunion, imprimez des feuilles d'activités avec la liste des tâches à accomplir. Demandez aux participants d'indiquer leur nom et leurs coordonnées (téléphone et email) et de s'inscrire pour une ou plusieurs tâches. Vous trouverez un exemple de feuille d'activité ici. Pendant que cette feuille circule, lancez une discussion à propos des rôles de chacun dans le groupe. Demandez s'il y a d'autres rôles ou d'autres activités à rajouter au plan. Vous pouvez ensuite les rajouter à la feuille d'activité. Si vous avez beaucoup de bénévoles, ne vous préoccupez pas trop de qui s'inscrit pour quoi. Laissez les gens s'inscrire et choisissez plus tard à qui assigner une tâche en fonction de qui sera le plus efficace. Assurez-vous que vous avez les coordonnées de tout le monde, même celles des personnes qui ne se sont inscrites nulle part.

j) 10 minutes – Discussion libre. C'est l'occasion pour les participants de formuler leurs dernières questions et idées, et de discuter librement entre eux.

k) 5 minutes – Prochaines étapes. Résumez la discussion et faites la liste de ce qui reste à faire. Cela peut être:

pour vous – contacter les gens qui se sont portés bénévole pour des tâches spécifiques
Trouver une nouvelle date – la prochaine réunion sera l'occasion de rappeler aux bénévoles leurs engagements. Vous pourrez ainsi vérifier qu'ils font bien ce qu'ils se sont engagés à faire!

l) Clôture de la réunion: moment de gratitude et d'inspiration. En fonction du temps qu'il vous reste, vous pouvez répéter l'exercice que vous avez réalisé en début de réunion. S’ils le souhaitent, les participants peuvent exprimer la reconnaissance envers les uns et les autres. Vous pouvez aussi exprimer votre propre gratitude envers le groupe. Souvenez-vous de ce qui vous inspire tout au long de la réunion. Terminez sur une note de reconnaissance et d'inspiration: il n'y a pas de meilleure manière de clore cette première rencontre.

Étape 5 - Important – Enregistrez votre journée d'action sur le site d'Avaaz!

Une fois que vous aurez choisi le lieu de votre journée d'action, vous devrez le confirmer aussi vite que possible. Une fois que c'est fait, vous êtes prêt pour mettre votre journée en ligne sur le site d'Avaaz! Si vous vous attendez à une participation importante, et qu'une autorisation sera nécessaire, nous vous recommandons de prendre attache avec les autorités locales à ce propos. Si vous avez l'assurance que l'autorisation vous sera délivrée, enregistrez votre journée d'action. Si vous avez des doutes, vous pourrez envoyez un message à tous les inscrits pour leur faire part d'un changement de lieu. Au cas où, ayez un plan de secours!

Il est fondamental d'organiser votre évènement aussitôt que possible. De cette manière, les bénévoles de votre groupe pourront en parler autour d’eux et nous pourrons en faire la publicité aux autres membres d'Avaaz dans votre région. Faites en sorte que votre journée d'action soit enregistrée avant le 21 août au plus tard.

Voici l'adresse où vous pourrez enregistrer votre journée d'action: www.Avaaz.org/climateevents. Entrez la date, l'heure, le lieu, une rapide description des activités et vos coordonnées – et voilà!

Étape 6 – Préparer la suite

a) Compte-rendu de la réunion. Envoyez un message bien tourné résumant la réunion à toute la liste. Informez les gens de l'avancée de votre plan. Soyez enthousiaste et plein d'allant afin d'encourager le plus de personnes possible à participer. N'oubliez pas d'inclure le lien vers votre journée d'action et demandez aux gens de le partager avec leurs amis afin d'atteindre une participation maximale.

b) Remerciements. Des petits messages individuels pour remercier les gens d'avoir participé peuvent faire des merveilles.

c) Répartir les tâches. Envoyez un rappel aux bénévoles qui se sont portés volontaire pour des tâches spécifiques. Attachez la feuille d'activité et rappelez les engagements pris, ainsi que la date à laquelle vous ferez le point avec eux – certainement lors de la prochaine réunion.

Étape 7 – Vous pouvez être fier-e de vous!

Si vous avez suivi les étapes 1 à 6, vous avez déjà fait un précieux cadeau à notre planète: un groupe de personnes (quelle qu'en soit la taille) partageant vision et enthousiasme. Il reste encore beaucoup de travail pour que votre journée d'action prenne forme, mais au lieu de laisser cela vous paralyser, réjouissez-vous de ce que vous avez déjà accompli et savourez cette expérience. Réfléchissez à la meilleure manière de trouver un équilibre entre votre travail, votre famille et cet engagement. Prenez soin de ne pas aller trop vite afin de conserver intact votre enthousiasme et de pouvoir continuer à faire de votre mieux. C'est un effort incroyablement important, mais la meilleure manière de s'en sortir est d'y trouver du plaisir!

Vous pouvez également consulter notre forum de discussion en ligne à cette adresse: avaaz.org/climatechat. Vous pourrez vous mettre en contact avec d'autres coordinateurs et avec l'équipe d'Avaaz.

Vous pouvez aussi télécharger une version PDF de ce guide.

Juste pour être sûr...